あなたが知っておくべき超生産的な会議の12の秘密
40年間の仕事の中で、私はいつも長くて退屈で非生産的な会合について不平を言っていたので、クラブに参加してください!はい、古いスタイルの会議は、士気、生産性、モチベーションに悪影響を及ぼします。[1]
彼(ウォーレンバフェット)は、彼のカレンダーが無駄な会議でいっぱいになることを許しません。–ビルゲイツ
では、なぜ会議をより短く、より生産的に、さらにはあえて言うと楽しいのではないのでしょうか。
幸いなことに、多くの企業が会議の管理を先導しています。
ここに生産的な会議の12の秘密があります。あなたがマネージャーまたはチームリーダーである場合は、これらを実装することをお勧めします。チームのメンバーであれば、いつでも提案を行うことができるので、会議は本当に非常に生産的になります。
1.時間は本当の問題ではありません
ほとんどの人は、時間が足りず、会議でこの貴重な商品を奪う可能性があると不満を漏らしています。それを見る別の方法は、単にあなたが持っているエネルギーレベルに集中することです。
生産性レベルが最大に保たれるように休憩を計画します。広告
時間ではなく、エネルギーを管理します。 –トニー・シュウォーツ
2.会議を短くする
10分または15分の制限時間を設定すると非常に役立ちます。一部のマネージャーは実際にタイマーを取得して、会議が終了するとタイマーがオフになるようにします。 TEDトークの上限が18分であることは偶然ではありません。
その理由は、すべての調査で、会議や話し合いが長引くと、注意力が徐々に低下することが示されているためです。テキサスクリスチャン大学で行われた研究によると、学生は短いクラスの後でより多くの情報を覚えています。[2]
3.必要な場合にのみ会議を計画する
ほとんどの企業には、会議の日時が決まっています。これは、スケジュールが設定されているという理由だけで、生産性が低下することを意味します。
物事を成し遂げ、決定を下し、アクションポイントを確定する必要があるときに会うことははるかに良いことです。
4.立ち上がるか他の場所で会う
に非常に興味深い研究座っていると領土の問題が増えることを示しています。[3]
人々は快適に感じ、自分の立場や権威を主張したいとも思っています。立っているとき、これはそれほど簡単にはできません。 広告
参加者は安心感が少なく、より早く物事を成し遂げたいと考えています。会議を開く他の革新的な方法があります。
しかし、どこにいても、自分のスペースを革新的にしてください。スタンドアップミーティングを試すか、デスクを離れて公園に向かいます。日常の環境から抜け出します。-リチャードブランソン
5.事前にアジェンダを計画します
短い会議にはまだ議題が必要であり、可能であれば会議の前にこれを回覧する必要があります。それは人々が議論される必要がある問題に準備し、集中するのを助けます。
これが シンプルで効果的なキラー会議の議題を作成する方法 。
6.スマートフォンフリーゾーンを作成します
会議中にスマートフォンやタブレットを使用している同僚について人々に尋ねます。敬意の欠如を示し、完全な参加が不完全または欠如していることを示しているため、大多数はこれに憤慨しています。[4]
ミーティングエリアをスマートフォンのフリーゾーンにし、ポストを付けたまま外のバスケットに電話を置いておくように勧める方がはるかに優れています。ホワイトハウスはすでにこれを行っています。
7.参加者の数を制限する
これは、KristenGilの投稿「Start-UpSpeed」で言及されている推奨事項の1つです。[5]彼女はGoogleの事業運営担当副社長です。広告
参加者をプロジェクトまたは手順に直接関与する参加者に限定すると、他の参加者が作業に取り掛かる時間が長くなります。
8.時計仕掛けのように会議を実行します
会議の議長を務めることは本当に巧みな仕事です。理想的には、次の一部またはすべてを実行する必要があります。
- 会議の目的を述べます。例: –監査人の訪問を完了するために、本日会議を行います。
- トピック外の介入を議題から外してください。最後に時間があれば「駐車場」に入れることができます。
- 全員に売り込むように勧めます。
- 見せびらかしを思いとどまらせる。
- 割り当てられた時間に固執します。
9.アクションポイントを奪う
会議を運営する人は、短い期間内にすべてを軌道に乗せる必要があります。
実際には、これは、最終的に、人々がアクションポイントのリストを持ち、これらがDRI(直接責任者)にタグ付けされることを意味します。[6]
10.通過時間を許可する
人々が実際に時間通りにそこに着くことができるように、会議の前に十分な時間がプログラムされていることを確認してください。
他のエンゲージメントの前後に10分を許可すると、非常に短いものであっても、人々が行動をまとめて欠席を計画するのに役立ちます。
決定の記録が保持され、これらはすべての参加者へのリマインダーとして電子メールで送信できます。広告
11.成果の概要と次の会議の計画
アクションポイントが必要な結果を生み出すと仮定すると、次の会議で何をカバーすべきかを概説することは常に良い考えです。
これは石に設定する必要はありませんが、ビジネスおよびマーケティング計画に適合している必要があります。また、長期的な目標を強調するのにも役立ちます。
12.ミーティングスキルトレーニングを奨励する
会議の前と最中の両方でいくつかの会議タスクを委任することは、会議スキルトレーニングに取り組むための優れた方法です。
アクションポイント、タイミング、およびアジェンダを書き留める責任があるのは誰かを決定します。これはローテーションで実行できるため、会議の実行に対する全体的な責任を引き続き負うことができます。議事録を効果的に作成するには、次のヒントをご覧ください。 翻訳で何も失われないように素晴らしい会議議事録を書く方法
職場での生産性の詳細
- 仕事で生産的になる方法:9つの基本ルール
- 生産性を即座に高める6つの簡単な習慣
- ポモドーロテクニック:生産性を高めるのはあなたにとって正しいですか?
- 生産性の公式が従業員の効率的な仕事への動機付けをどのように実現できるか
注目の写真クレジット: unsplash.com経由でスプラッシュを解除
参照
[1] | ^ | 保護者: 退屈な会議 |
[2] | ^ | カーマインギャロ: TEDの18分のルールの背後にある科学 |
[3] | ^ | SAGE Publications: 立ち上がると、チームワークのためにグループがさらに興奮します |
[4] | ^ | フォーブス: 成功した人々がスマートフォンを会議に持ち込まない理由 |
[5] | ^ | Googleで考える: 起動速度 |
[6] | ^ | ミューズ:私たちが愛するリンク: 会議の芸術をマスターする |